GDPdU/Digitale Betriebsprüfung

Seit Einführung der digitalen Betriebsprüfung zum Veranlagungszeitraum 2002 sind zwei bis drei Prüfungszyklen vergangen – für die Finanzverwaltung Zeit genug, die Ausbildung der Prüfer in IDEA und AIS TaxAudit Professional abzuschließen und umfänglich Erfahrungen zu sammeln. Praktisch jede Betriebsprüfung ist heutzutage digital, dem Thema GDPdU-Compliance kann sich, auch aufgrund des neu eingeführten Verzögerungsgeldes (§ 146 Abs. 2b AO), kein Unternehmen verschließen.

Die Rechtsgrundlagen zur digitalen Betriebsprüfung finden sich in den neugefassten §§ 146 und 147 der Abgabenordnung. Dadurch wurde der Finanzverwaltung ab dem 01.01.2002 das Recht eingeräumt, die steuerrelevanten Daten von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung auch in digitaler Form anzufordern. Präzisiert wurden die Vorschriften in dem Schreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 16.07.2001.

Digitale Unterlagen: Diese Unterlagen sind von den GDPdU betroffen

Bereits nach den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) besteht die Pflicht zur Vorlage einer umfassenden Verfahrensdokumentation, wonach der Prüfer in der Lage sein muss, sich innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Systemüberblick zu verschaffen. Dazu gehört auch ein Überblick über die im DV-System insgesamt vorhandenen Informationen (zum Beispiel Reports und Tabellen).

Laut GDPdU beschränkt sich das Recht auf Datenzugriff ausschließlich auf steuerlich relevante Daten. Hierzu zählen die Daten aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Welche Daten steuerrelevant sind, muss im Einzelfall entschieden werden. Einen abschließenden Katalog steuerrelevanter Daten gibt es nicht. Soweit Kataloge mit relevanten Tabellen erstellt oder Datenexporte inhaltlich vorkonfiguriert werden, handelt es sich immer nur um unverbindliche Vorschläge.

Die Entscheidung über den Umfang der steuerrelevanten Daten liegt letztendlich im pflichtgemäßen Ermessen der Finanzverwaltung. Die GDPdU verpflichten die Unternehmen, diese Daten für die Dauer der allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflicht unveränderbar sowie maschinell les- und auswertbar für alle drei Zugriffsarten (Z1/Z2/Z3) kumulativ – nicht etwa nur alternativ – vorzuhalten.

ERP-Systemabschaltung

Die GDPdU gelten auch für Alt-Daten nach einer Systemabschaltung, nach einer Datenmigration auf neue Systeme oder im Falle der Archivierung. Daher müssen Alt-Daten ebenfalls maschinell auswertbar und für alle Arten des Datenzugriffs vorgehalten werden. Für die Schaffung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen einer GDPdU-konformen Speicherung bzw. Archivierung steuerrelevanter Daten ist der Steuerpflichtige verantwortlich.

Die notwendigen Überlegungen dazu sollten frühzeitig angestellt werden, solange noch Handlungsalternativen bestehen. Sind die Daten erst einmal aus dem Produktivsystem ausgelagert, ohne dass zuvor entsprechende Vorkehrungen getroffen wurden, ist es oft nicht mehr möglich, die von der Finanzverwaltung geforderte maschinelle Auswertbarkeit herzustellen. Zeitnahes Handeln sichert Ihre GDPdU-Compliance und vermeidet ein Verzögerungsgeld (siehe auch: Auswertbares Archiv).

Den Beschreibungsstandard sicherstellen

Die Finanzverwaltung hat sich 2002 für die bundesweite Einführung von IDEA und AIS TaxAudit Professional entschieden, um die Verarbeitung und automatische Analyse der vom Steuerpflichtigen im Format des Beschreibungsstandards gelieferten steuerrelevanten Daten sicherzustellen (siehe auch: Zugriffsart Z3). Für die Erfüllung von Z1 und Z2 auch für Alt-Daten bietet Audicon mit AIS TaxMart die von der Finanzverwaltung in der Frage 12 im Bereich „III. Aufbewahrungs- und Archivierungsanforderungen“ des Fragen- und Antwortenkatalogs zu den GDPdU ausdrücklich akzeptierte Lösung eines auswertbaren Archivs.  

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