Auswertbares Archiv

Altsysteme GPdU-konform abschalten

Eine von den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) vorgesehene Lösung für den Fall einer Systemabschaltung, eines Systemwechsels oder der Archivierung von Alt-Daten des Produktivsystems besteht in der Einrichtung eines auswertbaren Archivs.

Ein „auswertbares“ Archiv im Sinne der GDPdU ermöglicht den Datenzugriff auf die archivierten Daten außerhalb des Produktivsystems. Dabei muss das Archivsystem die gleichen Auswertungen ermöglichen, die auch das Produktivsystem bereitstellt (Zugriffsarten Z1/Z2). Für die Datenträgerüberlassung (Zugriffsart Z3) muss zudem sichergestellt werden, dass das Archivsystem die Daten mit den benötigten Strukturinformationen des spezifischen Buchhaltungssystems auf maschinell verwertbaren Datenträgern bereitstellen kann.

Wie wird die Auswertbarkeit des Archivs sichergestellt?

AIS TaxMart stellt die Auswertbarkeit eines beliebigen Archivs im Sinne der GDPdU sicher, indem die steuerlich relevanten Auswertungen des Produktivsystems in AIS TaxMart nachgebildet werden. Zudem gewährleistet AIS TaxMart alle Zugriffsarten (Z1/Z2/Z3) über den gesamten aufbewahrungspflichtigen Zeitraum.

Das folgende Schaubild zeigt die Integration der Audicon GDPdU-Lösungen in den steuerlichen Datenhaushalt des Unternehmens.

Archivierung aggregierter Drucklisten ist nicht GDPdU-konform

Gemäß dem Fragen- und Antwortenkatalog zu den GDPdU akzeptiert die Finanzverwaltung mangels wahlfreier Zugriffsmöglichkeit keine Reports oder Druckdateien, die vom Unternehmen ausgewählte („vorgefilterte“) Datenfelder und -sätze aufführen, jedoch nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten enthalten. Gleiches gilt für archivierte Daten, bei denen z. B. während des Archivierungsvorgangs eine „Verdichtung“ unter Verlust vorgeblich steuerlich nicht relevanter, originär aber vorhanden gewesener Daten, stattgefunden hat. Daher ist die oftmals empfohlene Archivierung von meist aggregierten Drucklisten nicht GDPdU-konform und birgt erhebliche steuerliche Risiken.

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